当今最优秀的设计师不仅仅是创造者; 他们是促进者. 在一个越来越多学科的, 协作, 创造性的过程包括许多参与者, 他们就像指挥一样，团结并激励团队尽其所能.

UX研讨会可能是将其付诸实践的最佳方式之一. 意识形态的兴起 设计思考, 精益UX, 设计冲刺 已经把UX研讨会变成一种必需品了吗, 对于设计师来说, 促进设计研讨会的能力是非常可取的技能.

UX研讨会包括邀请你的团队(其他设计师、开发人员、产品经理等).)进入会议室，围绕一个目标(如.g., 原型(新产品的功能), 并提出一些协作技术, 比如头脑风暴和素描. 这样做会比你自己管理每件事获得更好的结果——这是一个额外的好处, 培养更投入的员工, 激励团队.

想象一下，在很可能发生技术问题的情况下，与跨越广泛地理区域的远程团队成员进行这种工作，而没有面对面的交流. 如果与同一地点的团队(每个人都在同一个物理位置)进行设计研讨会已经具有挑战性, 它的远程版本可能是一个真正的挫折和浪费时间，如果你忽略了关键, 行之有效的促进技巧.

让我们来看看一些经过时间考验的实践，它们将有助于使远程UX研讨会顺利运行. 我们也会研究之前发生的事情, 在, 之后,, 还有一些你应该注意的陷阱.

工作坊前

定义参与者角色并获得帮助

规划和促进远程设计研讨会需要准备和协作. 把一些任务委派给别人是个好主意. 这将有助于避免在研讨会期间出现瓶颈和任何令人不快的意外，比如必须同时收集笔记和解释下一步.

在远程UX研讨会的运行中，有两个角色一起工作 车间组长 和 当地的助理:

车间领导和推动者

这个人(很可能是你), 除此之外, “将会主宰一切吗?,管理车间协作和时间安排, 为活动设定节奏, 让参与者保持参与. 您的主要任务是帮助团队提高生产力并保持车间的顺畅. 是一个 仆人领袖. 取决于远程车间技术, 你也可以参与(例如), 你可以同时领导原型制作和草图。).

当地的助理

假设引导者一次只能出现在一个地方, 每个远程地点都应该有一个本地助手，他可以与团队的其他成员一起做出贡献. 有人站在另一边是很重要的:

• 负责后勤工作(预定会议室，与参与者一起安排研讨会等).)
• 布置房间并设置远程技术(见下文)
• 准备材料和用品(记号笔、便利贴、记事本等).)
• 帮助管理车间

提前设置房间和测试技术

没有什么比一个伟大的讨论或创意被一个失去联系的人打断更令人沮丧的了, 屏幕共享故障, 房间里有强烈的回声, 或者你意识到你无法看到你的同事在纸上画的草图的细节，并且徒劳地在镜头前定位，让你查看并给出反馈. 这个清单可以很长.

尽管远程UX研讨会的最终表现很大程度上取决于技术和房间, 我们中的许多人仍然想当然地认为一切都会解决. 这种假设可能是危险的. 虽然可能不可能运行一个完美的UX研讨会, 只要有一点计划和足够的测试, 你可以避免大多数负面的惊喜. 确保你有:

1. 稳定的网络连接和备份. 除了你的主要互联网连接，确保一个移动网络作为备份. 目前大多数3G / 4G网络都支持可接受水平的视频会议. 如果需要，准备好快速切换到手机连接，并确保事先进行测试!
2. 一个安静、舒适、光线充足的房间. 尽可能地避免回声之类的东西, 别人的干扰, 强光(例如，从打开的窗户照射进来，这对相机来说是灾难性的), 白板上的反思, 或者太多的黑暗. 如果有人在共享空间参与(比如普通的办公室或共同工作的环境), 在会议进行中，一定要对噪音和干扰有规定. 例如, 在我以前的工作中, 我们关掉了一些灯，以便任何突然进入房间的人都知道正在进行远程会议.
3. 合适的视频会议设备. 现在有很多具体的解决方案可以满足不同的需求和预算. 对于一个人的设置，a 带麦克风的耳机 现代笔记本电脑的高清摄像头可能就足够了. 对于会议室(和台式电脑)，请勾选此选项 在线工具，为您的团队找到最佳的视频会议解决方案.
4. 合适的协作软件. 远程UX研讨会, 有一个好的视频会议是至关重要的, 文件共享和屏幕共享软件. 有几种解决方案可以在一个地方提供所有功能，比如Google Hangouts、松弛和变焦. 我对视频会议和屏幕共享的偏好是 变焦 (到目前为止)，主要是由于出色的视频质量，但我建议看看 软件评审 自己决定.

最后, 一旦你检查了上面清单上的项目, 在研讨会之前，一定要把所有的东西都测试好. 然后，如果可以的话，再测试一次.

在促进UX研讨会时要现实一些

和你当地的助手一起提前计划，并决定你将使用哪些工作坊技术和工具来达到你想要达到的效果.

1. 事先和当地助理解释和练习这些技巧, 这样你们就能在研讨会上保持同步.
2. 准确地计算每个任务的时间很重要——在估计活动持续时间时不要过于乐观. 不要给自己太多的时间.
3. 安排休息时间，这样参与者可以重新集中精力.
4. 最后, 计划一些时间来解决研讨会期间可能出现的潜在技术问题和其他问题(每个任务5分钟即可). 他们 将 发生.

工作坊期间

平衡数字和物理工具

在进行远程UX研讨会时，最困难的挑战之一是找到数字和物理工具的理想组合. It’s a delicate balance, as both have their advantages and disadvantages; one needs to choose wisely.

目标是在有效地处理它生成的数据流(内容)的同时保持车间的流动. 你希望团队能够快速产生想法, 但是，您也希望通过以达到最大生产力(分组)的方式处理这些想法，从而最大限度地利用这些想法, 合并, 分裂, 优先级, 等.). 以下是两种不同的组合策略:

工作坊方法1:主要是非数字工件

这种方法适用于使用笔+纸“类比”地创建大多数工件，然后通过扫描或拍照将其数字化. 这种方法在以下情况下最合适:

1. 大多数团队成员都在一个地方(只有少数参与者是远程的)
2. 您希望利用手绘(草图)生成内容的速度和自由, 便签纸, 等.)
3. 对捕获的信息进行数字化和分类的成本很低.e.，你不必过多地修改或处理生成的内容(总结、重写等).)

例如，在一个名为“设计工作室，”会议参与者可以快速手绘草图，用他们的手机捕捉图像并通过分享 Dropbox or 松弛. 另一个例子是一个简短的构思会议，你只有一些便利贴来优先考虑(少于20个)。, 有人可以快速地将便利贴输入电子表格，以便更容易地进行排序和优先排序.

当然，这种方法也有一些缺点:

1. 失去那些你没有数字化的东西的风险. 想象一下，几周或几个月后，你需要重新审视这个话题——你记得它是讨论过的, 但找不到扫描件和照片. 除非你花时间保存便利贴, 保持它们的条理性和可访问性, 这不是一个理想的情况.
2. 有了数字化的人工制品，人们就无法进行“复制、粘贴、撤销、复制、排序”等操作. 很容易，这阻碍了生产力.

工作坊方法2:主要是数字工件

当使用数字工具创建和管理研讨会生成的内容(如虚拟板和在线电子表格)时，使用这种方法。. 这种方法在以下情况下最合适:

1. 你想保留所有创造出来的东西(发现、想法、草图等).)容易接近的
2. 您希望快速编辑和重组内容(复制+粘贴), 重复的, 过滤器, 排序, 数量, 优先考虑, e.g.，如电子表格格式)
3. 这个团队大多是偏远的

使用这种研讨会方法的一个很好的例子是当团队创建关联图时, 同理心的地图, 或者使用虚拟板的用户旅程.

使用这种方法的另一种情况是，当您需要在构思会议中收集想法时. 而不是在黑板上张贴便利贴(物理的或虚拟的), 你可以使用共享的在线电子表格，每个参与者将他们的想法输入电子表格的单元格(见下文)。.

通过使用自动计算和排序功能，您还可以在头脑风暴会议期间加快选择和优先考虑想法的过程. 在下面的例子中, 这个团队需要从他们之前集思广益的40多个想法中选出最好的. 电子表格允许对最佳创意进行投票，并根据投票数量自动对列表进行排序. 整个过程不到8分钟.

研讨会参与者通过在他们指定的栏(C到L栏)中输入5到1的分数来为想法投票(B栏)。. 然后，电子表格计算出每个想法的总得分(投票)，使主持人能够快速对结果进行排序(列M)。.

这种策略的典型缺点是:

1. 需要绘图(如素描)和其他徒手任务(便利贴)的车间技术可能处于不利地位，除非有一个伟大的数字捕捉工具可用
2. 团队中的一些人将无法访问所选择的数字工具(软件), 适当的硬件, 等.). 一些在线虚拟板限制免费用户的数量，由于预算限制，增加所需的参与者数量是不可行的

一个实际的例子

我们讨论了两种UX研讨会方法(1:主要是物理方法, 2: mostly digital); in the “real” world, 您可以使用混合方法并混合两者的各个方面. 让我们想象一个为期一天的设计研讨会，我们可以采用以下方法(考虑到一切都是通过视频会议完成的):

加快工作与模板

确保在研讨会开始时准备好所有可用的东西:模板, 预先填写的文件, 虚拟的董事会, 等. 努力准备，不要浪费每个人的时间在他们面前设置.

工作坊结束后

获得反馈，评估和改进

在研讨会结束后，从你的团队那里得到反馈并找出可以改进的地方是个好主意. 这样做的最佳时间是在它结束后，因为一切仍然是新鲜的. 例如, 由于技术的广泛使用，在大多数情况下，数字化的方法, 许多陷阱和潜在的故障总是会出现——讨论它们发生的原因以及如何避免再次发生对任何团队都有很大的好处.

工作坊前, 准备一个简短的匿名在线调查，并在研讨会结束后将链接发送给参与者. 确保将每个方面作为一个单独的部分(使用的设备和技术)进行跟踪, 通信, 远程技术, 软件。, 车间持续时间, 等.)，并让团队留下评论，而不仅仅是评分或复选框.

还有许多其他方法可以获得研讨会后的反馈，比如要求团队在墙上张贴评论(物理的或虚拟的)。, 或者一对一的采访. 选择最适合你的，但不要失去机会.

照顾好你的数码产品

在研讨会期间生成的资产不仅在进行过程中有用，而且可以用于进一步讨论或作为其他研讨会的起点.

以传统的(或主要是非数字化的)方式, 很有可能你会留下一堆便利贴, 手写笔记, 和草图. 如果是这样的话, 一个好的实践是至少保留最重要的工件，直到您确定可以放弃它们. 你也可以选择将它们数字化(拍照、制表到电子表格等)。.

以一种主要是数字化的方式, 你不会有那么多纸要处理, 但是产生的数字产物仍然需要组织起来, 排序, 然后在某种系统中归档. 最好不要留下一份杂乱的不完整清单, 被丢弃的文件会在将来引起麻烦——在研讨会结束后立即花一些时间来组织它们. 你可以通过两种方式做到这一点:

1. 为研讨会创建一个集中的、有组织的存储库. 例如, 一个共享的主文件夹，其中包含研讨会期间使用的每种技术的子文件夹. 确保包含到虚拟板和任何其他外部源/工具的链接.
2. 确保核心工件是完整的(草图、电子表格、虚拟板等).). 当不可能在研讨会期间完成时, 如果你认为它们将来有用的话, 一旦结束就尽快做. 不要依赖你的记忆——几个月后, 一个未完成的草图或电子表格可能对你没有任何意义.

总结

使用不同的技术和工具, 远程UX研讨会可以提供与位于同一地点的研讨会相同的结果. 如果处理得当, 数字协作工具带来的生产力提升抵消了面对面讨论的缺失.

规划和运行远程用户体验设计研讨会并不是一件复杂的事情, 但许多复杂的细节和潜在的陷阱需要注意. 尽管做了细致的准备，但你不太可能在第一次尝试时就把每件事都做好. 最好的办法就是冷静下来, 和你的团队玩得开心吗, 记住，每一次研讨会都是一次学习的机会, 下一次总是一个进步!

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